Mitarbeiter vernetzen Effektive interne Kommunikation & Zeitersparnis durch digitale Prozessoptimierung

Die größte Herausforderung unserer Zeit besteht wohl darin richtig miteinander zu kommunizieren. Täglich entstehen unsäglich viele Fehler und Probleme durch mangelnden Informationsaustausch miteinander. Dabei können die meisten solcher Probleme durch gezielte und unmissverständliche Aussagen vermieden werden. Wie kann Ihnen nun aber eine Webanwendung dabei weiterhelfen?

In erster Linie soll die Webanwendung Ihre Bürokratie abbauen und die betriebsinternen Prozesse optimieren. Es ist leider keine Seltenheit, dass ein Protokoll von einem Außendienstmitarbeiter in stundenlanger Arbeit handschriftlich erstellt wird. Danach wird es im Büro zur Digitalisierung eingereicht. Entweder wird es eingescannt oder in bestehende digitale Formulare oder Dokumente abgeschrieben. Zwischenzeitlich drängen andere Kollegen, dass sie das Dokument auch benötigen und andere Kollegen, die es auch benötigt hätten, wissen eventuell nicht einmal, dass dieses Protokoll erstellt wurde. Bis jeder mit dem Protokoll arbeiten konnte, können schnell Tage vergehen.

Eine digitale, zentrale Anlaufstelle schaffen

Das Herzstück der digitalen Prozessoptimierung ist wohl eine einheitliche Oberfläche, die jedem Mitarbeiter jederzeit alle benötigten Informationen zur Verfügung stellt. Die Prozedur aus dem oben beschriebenen Beispiel könnte so um viele Tage verkürzt werden.

Denken Sie um: Der Außendienstmitarbeiter erstellt das Protokoll direkt auf einen Tablet oder Smartphone. Neben seinen Notizen kann er natürlich auch die Vorzüge der mobilen Technik nutzen. Bilder, Videos oder Tonaufzeichnungen können einfach mit erstellt und gespeichert werden. Nachdem er seine Informationen nun gespeichert hat, könnten seine Kollegen zum Beispiel durch eine E-Mail über das Protokoll benachrichtig werden oder gar das Protokoll im Anhang schon bekommen. Es entfällt der Zwischenschritt der nachträglichen Digitalisierung und auch die Gefahr, dass man nicht mehr über die Handschrift des Kollegen stolpert. So können nun alle Kollegen parallel Ihre Aufgaben erfüllen. Sollte es noch weitere Ablaufregeln geben, kann die Webanwendung steuern, wann wer was und wie bekommt.

Verbessern Sie den internen Informationsfluss

Neben den klassischen Kommunikationsformen kann man auch ein digitales Informationsnetzwerk schaffen. Ein solches Intranet, kann man sich wie eine Webseite vorstellen, auf die nur Ihre Mitarbeiter Zugriff haben. Dort können dann ganz einfach Termine und unternehmensinterne Themen verwaltet und veröffentlicht werden. Natürlich können Sie mit einer solchen Anwendung jede erdenkliche Art von internen Angelegenheiten klären: Ein öffentlicher Plauderkanal, anonyme Unternehmensumfragen oder Buchungsmöglichkeiten für bestimmte interne Mitarbeiterservices. Die Möglichkeiten sind auch hier unbegrenzt.

Digitale Prozessoptimierung als Investition?

Da gerade das Thema digitale Prozessoptimierung und Mitarbeitervernetzung sehr komplex und vielschichtig ist, kann hier natürlich nicht auf alle Facetten eingegangen werden. Die Idee dahinter ist aber immer die gleiche: Überlegen Sie sich, welche Arbeitsschritte viel Zeit und Mühe kosten und welche Informationen wann für welchen Mitarbeiter zur Verfügung stehen müssen.

Die Verbesserung der internen Kommunikation ist ein nachhaltiger Weg, um Zeit und Arbeitskraft effektiver einsetzen zu können. Außerdem können so Ihre Mitarbeiter entlastet werden und das Betriebsklima kann sich ebenfalls verbessern.

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